"Budgetering är riktigt, riktigt gammaldags"

Digital transformation kräver en ny ekonomimodell

Från budgetering till forecasting

Snabba förändringar och digitalisering kräver att man skrotar den traditionella budgeten och istället använder prognosmodeller.

Begreppen budgetering och digitalisering går inte ihop. Det menar Gorm Gorell på EG. Istället rekommenderar han verksamheter som verkligen vill få fart på sin digitala transformation att frångå traditionell budgetering och istället använda en prognosmodell.

Arbetsuppgifterna för dagens ekonomichefer förändras ständigt och skiljer sig markant från tidigare. CFO:n ansvarar idag för att utarbeta prognoser och bedöma möjligheter och riskelement i olika tillväxtinitiativ. Ekonomichefen har gått från att vara sifferfokuserad med huvudfokus på resultaten och verksamheten till att blicka framåt och ge råd när den korrekta kursen för tillväxt och strategi ska sättas.

Den nya rollen kräver tonvikt på information och siffror från andra källor med en helt ny syn på mätparametrar och med möjlighet att reagera snabbare på förändringar avseende marknad, efterfrågan, lönsamhet m.m.

Istället för de årliga budgetarna, som sattes i slutet av förra året och som sträcker sig mellan januari och december, kommer en eller flera rullande prognoser att göras som kommer att löpa de närmaste 12, 15 eller 18 månaderna.

Gorm Gorell på EG är Business Lead och har arbetat nära med många verksamheter som förändrar sina sätt att budgetera. I den här artikeln förklarar han vad som händer, varför det sker och vad som behöver göras. Han har 30 års erfarenhet som CFO inom olika internationella företag.

Riktigt, riktigt gammaldags

Traditionell budgetering är riktigt, riktigt gammaldags. De traditionella budgetarna sänker hastigheten på den digitala transformationen. Det finns två ord som inte passar ihop; "digitalisering" och budget", säger Gorell.

Enligt Gorell är medelstora och stora företag i hela Europa på väg att byta ekonomisk förvaltning från en budgetmodell till olika prognosmodeller, så kallad forecasting. Han menar dock att mindre verksamheter har ännu större nytta av en sådan övergång -och det blir lättare för dessa att byta.

Gorell listar de viktigaste punkterna att förändra när man går från budgetering till forecasting:

• Datainsamling bör gå djupare och involvera hela verksamheten.

• Använd digitala datakällor utanför verksamheten, till exempel valutakurser, råvarupriser, väderdata, kalender.

• Använd machine learning/advanced analytics på gamla data för att förutsäga framtida efterfrågan.

• Använd benchmarking i förhållande till andra relevanta verksamheter inom samma bransch och segment så att du kan mäta och ranka företaget i förhållande till marknaden.

Avslöjar sifferfusk

Gorell lyfter fram valutakurser, som vid upprättandet av en budget upprättas med en fast "budgetkurs" som gäller hela året.

- Med en prognosmodell kan de kurser som man säljer och köper inhämtas automatiskt. Det gör det möjligt att utnyttja prisförändringar till sin fördel. Samtidigt får du en mer exakt bild av de faktiska resultaten bakom valutafluktuationerna. Vad skapar tillväxt? Gynnsammare valutakurser eller ökad försäljning? Det avslöjas i en prognosmodell, säger Gorell.

Han lyfter också fram väderdata. Det säljs mer is, öl och grillkött när det är varmt och soligt. Därför har många verksamheter som tillverkar detta lagt till väderdata i sina prognoser.

- Genom att lägga till råvarupriser, valutakurser, täckningsbidrag och betalningsvilja kan du automatiskt få en överblick över när din produkt blir alltför dyr för marknaden och om det totala produktionspriset blir för högt, fortsätter Gorell.

 

Fördelarna med prognoser är uppenbara:

• Att göra prognoser blir en del av löpande verksamhetsdriften. På så sätt står inte verksamheten still under den årliga budgetrundan.

• Man kommer närmare verkliga resultat och kan snabbare förändra affärsområden som går dåligt, svara på nya marknadsmöjligheter och så vidare.

• Du får en bättre överblick över hur olika affärsområden går i förhållande till varandra och det är möjligt att snabbare optimera din verksamhet.

• Löpande mätning mot konkurrenter gör det möjligt att snabbare upptäcka vad dina konkurrenter gör och agera fortare när de ändrar sig.

 

Gorell menar att forecasting kan hjälpa en verksamhet att "leva i nutiden och inte i historien" genom att optimera och digitalisera företaget.

- Tänk dig att du har en prognosmodell som i realtid hämtar alla data dagligen, säger Gorell och listar:  

• Förändringar i råvarupriser

• Löneförändringar

• Valutakursförändringar

• Ändringar i maskintiden

• Förändringar i el- och oljepriser

• Reapriser från olika konkurrenter (benchmark)

 

Låt EG hjälpa dig att fatta verksamhetsbeslut baserat på fakta 

 

Ligg i framkant med forecasting

- Med alla dessa parametrar, som är mer eller mindre lättillgängliga via internet, kommer verksamheten att ligga i framkant och du kommer inte få så många "hoppsan-upplevelser "som måste förklaras inför styrelsen. Du får en förklarande plattform som är extremt stark och som samtidigt kan reagera från dag till dag", säger Gorell.

Han menar att de flesta verksamheter inte är medvetna när det gäller digitalisering. Därför blir de omsprungna av digitala bolag som dyker upp hela tiden.  

- Därför har snabbare omställning blivit nödvändigt. Genom att använda digitaliserade parametrar - all data finns ju på plats- och forecasting har det blivit mycket lättare att ändra sig snabbt.

- Vem vet, för några år sedan gick några av de mest framsynta verksamheterna över till kvartalsprognoser och har nu gått över till månadsvisa. Jag är säker på att det går snabbt att övergå till veckovisa och kanske tom dagliga observationer. Datan finns där redan. Varför inte utnyttja den och optimera verksamheten?

- Vad är poängen med att följa året? Frågar Gorell och svarar själv:

- Verksamheten rullar på; vecka efter vecka, månad efter månad, år efter år. En traditionell budgetprocess tar inte hänsyn till detta. Det gör däremot en prognosmodell som ständigt löper under de kommande 12, 15 eller 18 månaderna.

Ta reda på hur du väljer rätt BI-lösning, ladda ner EG:s whitepaper här