Efter molnresan: Lyckebys recept på ett lyckat ERP-projekt

Molnet: Ta del av Lyckebys transformation

Lyckeby molnet

Christel Petersson, it-chef på Lyckeby. Foto: Lyckeby och Getty Images.

Lyckeby hade inte uppgraderat sedan 2006 och stod med en daterad server när molnresan påbörjades. Vi har intervjuat bolagets it-chef Christel Petersson om projektet. Hon berättar hur Lyckeby optimerat sina processer och verksamhetsutveckling med hjälp av digitalisering. 

Lyckeby Culinar är kanske främst känt för Kockens kryddor som du hittar i din mataffär. Verksamheten tillhör koncernen Sveriges Stärkelseproducenters förening och där även Lyckeby Starch, som tillverkar och säljer stärkelse till både livsmedels -och pappersindustri, ingår. Men bolaget tillverkar också specialstärkelser och fiber för olika livsmedel.

För att säkerställa en effektiv och konkurrenskraftig verksamhet även i framtiden har Lyckeby valt att uppgradera sitt affärssystem och gå i molnet. Verksamheten gick live med Infor Cloud Suite den 13 mars 2017. Drygt ett år senare berättar Christel Petersson, it-chef på Lyckeby, om transformationen och hur det gick efter avslutat projekt.

Utgångsläget: Eftersatta uppgraderingar och daterad server
Ingen uppgradering sedan 2006 och en daterad outsourcad server som låg on-premises. Det var utgångsläget som Lyckeby stod inför när bolaget beslutade sig för att uppgradera och lägga affärssystemet i molnet.

- Vi hade inte gjort en uppgradering på många år och låg långt efter. Genom åren har verksamheten köpt in olika system samt lappat och lagat. Det medförde att projektet växte över tid. Samtidigt fortsatte omvärlden att utvecklas. Därför var vi tvungna att ta steget in i framtiden och transformera vår verksamhet. It-stödet måste följa verksamheten och det är viktigt att det inte uppstår ett gap mellan dessa, säger Christel Petersson, it-chef på Lyckeby.

 

Teknik är enkelt, men att ändra arbetssätt är det svåra. Christel Petersson, it-chef på Lyckeby.

 

Ökade krav på verksamheten

Lyckeby stod inför ökade krav på spårbarhet och produktkvalitet. Därför var det viktigt att skapa en lösning som täcker in allt. Christel Petersson menar att verksamheteten hittar andra vägar om inte it kan hjälpa till. En annan faktor som drev Lyckeby till att uppgradera var säkerhetsrisken som den gamla hårdvaran innebar. Parallellt införs GDPR och det var viktigt att systemet kunde understötta detta.

 

Vi jobbar med digitalisering för att bli mer effektiva och serva kunderna på ett bättre sätt. Christel Petersson, it-chef på Lyckeby

 

Omfattande projekt- inget att rekommendera

Eftersom uppgraderingarna var eftersatta blev projektet omfattande, något som Christel Petersson inte rekommenderar. Hon menar att det blir ett stort projekt som kräver mycket av organisationen.

- Att avvakta med att lägga pengar på underhåll och förvaltning är inte kostnadseffektivt i längden och det gynnar ingen, man får istället ett stort projekt längre fram. Det ger nackdelar både kostnadsmässigt och resursmässigt. Lärdomen vi tar med oss från projektet är att hänga med i utvecklingen, säger Christel Petersson, it-chef på Lyckeby.

- Luften går ur verksamheten när man genomför så pass omfattande projekt. Det är viktigt att komma ihåg att det är människor vi jobbar med. Därför är det bättre att dela upp arbetet i mindre delar som genomförs stegvis, tillägger Christel Petersson.

Internt engagemang, tydligt ägarskap och rätt partners

Christel Petersson berättar att alla andra insatser stoppades under projektet, eftersom det var viktigt att gå åt samma håll och behålla det interna engagemanget, både inom verksamheten och ledningen.

- För att orka med är det också viktigt att ha tydligt ägarskap internt. Ledningen måste vara engagerad och du behöver fastställa en förvaltningsorganisation med uttalade processägare som tar ansvar i projektet. Då blir det tydligare och enklare att driva ett projekt. Sedan gäller det att ha externa resurser som man kan lita på. Säkerställ att de både besitter verksamhetskompetens och kunskap om affärssystemet, berättar Christel Petersson.

Standardisering som ledstjärna
Arbetet inleddes med en förstudie för att fastställa hur migreringen skulle genomföras. Därefter sattes projektet igång och resan mot molnet, med hjälp av affärssystemet Infor Cloud Suite 13.3, påbörjades. Ledstjärnan i projektet var standardisering.

- Vi tog beslutet att satsa på en standardlösning och lägga till moduler efter behov. Vi hade också en nollvision mot modifieringar. Tidigare hade vi hundratals anpassningar och nu är vi nere på sju stycken. Det kommer vara vår ledstjärna även framför, även om nollvisionen i praktiken är en utmaning, säger Christel Petersson.

 

It-chefen: De viktigaste kraven som du bör ställa på din samarbetspartner:

  • Säkerställ att partnern har erfarenhet av systemet
  • Välj en partner som kan din verksamhet och produkten
  • Skaffa en långsiktig partner som arbetar på kundens sida

 

Testa, testa, testa

Lyckeby gick live på utsatt datum, något som Christel Petersson tackar testerna för. Genom att testa ordentligt innan driftshelgen var det möjligt att tidigt minska antalet störningar. Hon betonar vikten av att testa så många scenarier och testcase som möjligt.

- Vi testade riktigt mycket, vilket var en framgångsfaktor i projektet. Ju tidigare man hittar felen, desto snabbare får en lösning. Man kan inte lösa allt, därför gäller det att fokusera på det som gör mest ont. Därför är det riktigt viktigt att lägga fokus på högriskpunkter och testa så mycket du kan innan driftshelgen, säger Christel Petersson.

- Begär också godkännande från processägarna, de ska ha kört igenom processerna och gett grönt ljus för att det fungerar. Det är också viktigt att det dokumenteras och samlas på ett bra ställe, vi valde t.ex. Sharepoint, tillägger Christel Petersson.

Molnet kräver framförhållning

Att gå i molnet innebar många fördelar för Lyckeby, men bolaget mötte också utmaningar under resan. En sluten molnmiljö innebar att verksamheten var tvungna att lägga beställningar hos Infor i god tid. En annan utmaning var komplexa integrationer.

- Som tredjepartsleverantör måste man anpassa sig till Infors tekniska plattform. En utmaning var att många sidoapplikationer hade aldrig tidigare anslutit sig till molnet. Därför blev det komplicerat och det var svårt att göra kostnadsuppskattningar, säger Christel Petersson.

Digitalisering bidrar till processoptimering och verksamhetsutveckling

Projektet gick live för drygt ett år sedan och molnplattformen har redan börjat ge resultat. Lyckeby har skapat en molnplattform som bidrar till processoptimering och som främjar verksamhetsutveckling.

- Vi har nu en helhet och har lagt in så mycket som möjligt i Infor M3, på så sätt optimerar vi våra processer och digitaliserar vår verksamhet. Därmed minskar vi manuellt arbete, säger Christel Petersson.

- Det är dyrt och osäkert för oss att stå stilla, därför krävs ett affärssystem som är både driftssäkert och kostnadseffektivt. Nu har vi en säkrare och mer stabil miljö i molnet. Sedan start har vi inte haft ett enda oplanerat driftstopp, säger Christel Petersson.

Aldrig mer stora uppgraderingar

Nu arbetar Lyckeby med sin förvaltningsorganisation och change advisory board för att löpande sprida kunskap om Infor M3 inom verksamheten. Lyckeby har nu ett antal mindre projekt som drivs av processägare med stöd av it-avdelningen och externa konsulter. På så vis undviker man en "big bang" och säkerställer att organisationen orkar.

- Vi vill aldrig mer genomföra en stor uppgradering, det kräver helt enkelt för mycket av verksamheten. Genom att arbeta löpande med mindre projekt undviker vi detta, avslutar Christel Petersson.

 

5 råd till verksamheter som ska uppgradera och gå i molnet:

  • Se till att ha en bra teknisk kontaktperson hos systemleverantören
  • Ta in affärskonsulter som kan produkten
  • Säkerställ ledningens och verksamhetens engagemang
  • Testa ordentligt innan driftshelgen
  • Arbeta med en förvaltningsorganisation