Cloetta: Så ska Candyking bli en del av vårt koncerngemensamma affärssystem

Cloetta berättar om Candyking-projektet och vikten av ett koncerngemensamt affärssystem

Cloetta Candyking affärssystem ERP ERP-system

Lena Wiklund, Senior IT Manager, och Per Svensson, IT Director på Cloetta. Foto: Hanna Engström.

Cloetta har gjort en omfattande resa under de senaste åren. Bolaget har gått ifrån att vara ett riskkapitalägt företag, under namnet Leaf, till att bli en global börsnoterad verksamhet under namnet Cloetta. Genom åren har man förvärvat ett antal företag som Nutisal, The Jelly Bean Factory och den holländska godistillverkaren Lonka. Samtliga har blivit en del av bolagets koncerngemensamma affärssystem. Nu är det Candykings tur.

Candyking är det senaste förvärvet som nu ska bli en del av den koncerngemensamma affärssystemplattformen Infor M3 Food and Beverage 13.4. Integreringsprojektet är det största som Cloetta hittills har genomfört. Vi har intervjuat Lena Wiklund, Senior IT Manager, och Per Svensson, IT Director på Cloetta.

Från decentralisering till koncerngemensamt affärssystem

Idag är Cloetta en centraliserad verksamhet med gemensamma och harmoniserade processer. Men så har det inte alltid sett ut. Cloetta hade tidigare en decentraliserad organisation med flera olika affärssystem i olika versioner och länder. Bolaget hade också olika e-postsystem, klientplattformar samt separata it-organisationer.

Under 2011 sattes visionen om att bli ett börsnoterat industriföretag. Sedan dess har Cloetta valt att arbeta med ett koncerngemensamt affärssystem för samtliga bolag, även nya förvärv. För att lyckas har man fokuserat på att utforma en tydlig förvaltningsstruktur (inkl. beslutsforum, beslutsprocesser och masterdata). En nyckel till framgång är att man har haft högsta ledningens stöd genom hela resan.

- Vi insåg tidigt att vi måste göra ett gediget grundarbete och sätta en ordentlig struktur. För att nå framgång var det också viktigt för oss att CEO:n sitter med i styrgruppen. Resan mot ett koncerngemensamt affärssystem handlar om förändring och det gör ont. Därför gäller det att ha hundraprocentig förankring hos den högsta ledningen, speciellt eftersom vi i princip har tagit bort alla anpassningar, säger Per Svensson, IT Director på Cloetta.

 

Läs mer om EG:s erbjudande inom Infor M3

 

Candyking- Cloettas största förvärv hittills

Candyking är Cloettas mest omfattande förvärv hittills. En utmaning som Cloetta lyfter fram är att de förvärvade bolagen har egna applikationer för sina affärssystem, egen supportstruktur, användare och inte minst historia. För att lyckas med framtida förvärv arbetar Cloetta därför efter en best practice.

- Vi följer en tydlig plan och gör en förstudie, förstudiedokumentation, gap-analys, intervjuer, budget, projektsättning och utnämning av projektledare. Vi känner oss otroligt trygga med vårt upplägg, säger Per Svensson, IT Director på Cloetta.

- Vi har byggt upp en stabil grund att utgå ifrån. Alla processbeskrivningar och strukturer fanns inte på plats från början, dem har vi byggt upp under resans gång. Det blir bättre och bättre för varje projekt som vi genomför och vi kan alltid dra lärdom och göra förbättringar som hjälper oss i framtiden, säger Lena Wiklund, Senior IT Manager på Cloetta.

Lägre risk med två etapper

För att minska risken med Candykingintegrationen har Cloetta valt att dela upp projektet i två delar. Först ut är Norden som kommer sjösättas den 1 maj. Under hösten kommer Storbritannien och Irland att gå över till Infor M3.

- Vi övervägde först att implementera alla marknader samtidigt, men vår förstudie visade att det innebar en alltför stor risk. Därför valde vi att dela upp arbetet i etapper. För Norden så har vi varsin intern projektledare från Cloetta:s respektive verksamheter i Skandinavien och Finland, samt en övergripande extern projektledare. För att dra nytta av synergier har vi täta gemensamma styrgruppsmöten varannan vecka, berättar Lena Wiklund, Senior IT Manager på Cloetta.

En annan risk som Cloetta lyfter fram är att få alla specifikationer klara i tid, både när det gäller integrationer och rapportering m.m. För att minska risken i projektet har man också lagt stor vikt vid tester.

-Även om de förvärvade bolagen är trygga med Cloettas standard så är det inte förrän i testmiljön som det blir skarpt läge. Vi vet hur viktigt det är att testa ordentligt och lägger därför stort fokus på det även i Candyking-projektet, säger Lena Wiklund, Senior IT Manager på Cloetta.

 

Ta del av fördelarna med EG M3 Assist

 

Fördelar med koncerngemensamt affärssystem

Med hjälp av ett koncerngemensamt affärssystem uppnår Cloetta högre effektivitet.

-Harmonisering och standardisering gör att vi blir mer snabbfotade när det gäller expansion, förvärv och time-to-market. I Supply Chain har vi tillgång till alla fabriker i affärssystemet, det underlättar om vi skulle behöva planera om i produktionen. Allt detta blir möjligt med hjälp av ett koncerngemensamt affärssystem, avslutar Per Svensson, IT Director på Cloetta.

Läs mer om Cloetta

 

3 tips för att lyckas med ett koncerngemensamt affärssystem:

  • Ha koll på governance och strukturer
  • Förankra projektet ordentligt hos ledningen
  • Säkerställ kontroll över din masterdata

 

Så väljer du rätt it-partner:

  • Se till att din partner har hög industrikompetens
  • Välj en partner som arbetar på kundens sida
  • Säkerställ att din partner utmanar dig och vågar säga nej