Affärssystem: Standard eller skräddarsytt?

ERP-experten Bo Hjort Christensen ger svar.

Bo Hjort Christensen Handelshøyskolen BI

Hyllvara eller omfattande anpassningar? Bo Hjort Christensen ger svar. Foto: Leif Håvar Kvande.

Ska man skräddarsy och göra stora anpassningar av affärssystemet eller är det bättre att använda standardlösningar? ERP-experten Bo Hjort Christensen ger svar på det svåraste dilemmat inför valet av nytt affärssystem.

Med Dynamics 365, som lanserades av Microsoft sommaren 2016, flyttade it-jätten affärssystemet till molnet och molnbaserade Dynamics 365 innebar många stora förändringar från tidigare versioner av Dynamics. En av dem är att Microsoft har tagit kontroll över kärnan i affärssystemet. Microsoft har också tagit ansvar för att tekniken att fungerar- även för framtida uppdateringar.

Tidigare hade Microsofts partners, utvecklare och konsulter full frihet att konfigurera, modifiera och anpassa Dynamics efter kundernas önskemål. Idag är kärnprocesserna standardiserade och omöjliga att ändra för externa aktörer. Om du behöver funktionalitet som inte finns i Dynamics måste de utvecklas som tillägg, eller så kan du köpa en färdig modul eller app från Microsofts appbutik. Med andra ord; partnern och kunderna har ingen möjlighet att anpassa kärnan i systemet efter sina egna processer. Med molnbaserade affärssystem är den gamla diskussionen om "hyllvara" eller "skräddarsytt" återigen aktuell.

Nervsystemet
Affärssystemet är kärnsystemet, nästan som ett nervsystem, inom många verksamheter. Det styr företagets mest kritiska processer, kanske sådana som verksamheten själv har utvecklat under många år och som särskiljer företaget från konkurrenterna inom samma bransch.

Därmed uppstår diskussionen: hur mycket ska du anpassa affärssystemet? Ska du välja så kallad hyllvara och därmed mjukvaruleverantörens standardiserade uppsättning för olika processer? Eller ska du anpassa affärssystemet för att behålla några eller många av dina processer?

Uppgraderingsmardröm
- Anpassningar av affärssystemet har varit ett skällsord. Anledningen är att man har hårdkodat och förstört kärnan i ERP-lösningen. Bland annat har de stora uppgraderingsprojekten varit en mardröm för alla, både kunder, partners och mjukvaruproducenter, säger Bo Hjort Christensen, ERP-expert och universitetslektor på Handelshøyskolen BI.

Men är det inte ändå en motsägelse att i så pass hög utsträckning prata om standardiseringar av affärssystem?

- Ja, det är en väldigt stor motsägelse, svarar Christensen innan han nyanserar svaret.

- Vi måste tänka på båda sätten. Det gäller att tänka standardisering där det är rimligt och möjligt och så måste du vara smart och tänka annorlunda på andra områden. Man måste vara kreativ i förhållande till nya sätt att komma i kontakt med kunderna. Nytänkande och innovation harmoniserar inte med standardisering, säger Christensen. 

Tredelat affärssystem
Christensen delar in affärssystemet i tre delar med grunden/dataplattformen som bas och processer som är relaterade till anställda och processer mot kunder som lager två och tre.

- Det finns ingen tvekan om att processerna i grunden kan standardiseras. Vi vet vad en bra logistikprocess är eller hur kontona ska se ut. Digitalisering handlar om att använda nya och smarta tjänster mot kunder eller medarbetare. Det är en fin balans mellan innovation och nytänkande och att använda standard där det är vettigt, fortsätter Christensen.

Christensen lyfter fram sin egen arbetsplats, Handelshøyskolen BI, som exempel.

- I grunden har vi gamla system. Vi skiljer oss inte från andra högskolor när det kommer till vilket ekonomisystem vi har valt, utan i de övergripande processerna - de som är emot kunderna, dvs. studenterna. Och det sys ihop med nya lösningar och tjänster. Vissa av dem är så unika att vi måste utveckla våra egna lösningar, säger Christensen. 

ERP-experten anser att detta gäller för många verksamheter idag - det är i den kundorienterade tekniken som de flesta av dagens digitaliseringsprojekt återfinns.

Framtidens affärssystem 
Christensen menar att begreppet affärssystem håller på att bli daterat.

- Kommer det vara intressant att använda begreppet affärssystem under 2018?

- Det som händer i framtiden är att du köper in i en servicekatalog med processer. Inte moduler eller system, men du köper en process. Längre fram kommer affärssystemet att levereras som en sann SaaS-lösning, säger Christensen. 

- Framtidens ERP-partner kan bli en broker, en mäklare som samlar olika tjänster och applikationer från olika leverantörer. Man har sin huvudposition inom ett plattformsområde, till exempel SAP eller Microsoft och är en mäklare i den meningen att du hittar bra mervärdeskapande tjänster inom eller utanför ekosystemet, säger Christensen, som betonar komplexiteten i att sätta ihop dessa olika tjänster.

- Jämfört med hur det var för 20 år sedan kommer affärssystemet att vara mer som en black-box med en hög grad av automatiserade processer. Användaren kommer att övervaka och analysera processerna samt hantera avvikelser. Man kommer att arbeta med registrerings och transaktionsregistrering i lägre utsträckning, fortsätter Christensen.

En klassresa

Han menar att Microsoft har gjort en klassresa med utvecklingen av Dynamics 365, som med grunden Common Data Service (CDS) är redo för framtidens ERP-arkitektur.

- Under de senaste 15-20 åren har mycket hänt på ERP-fronten, men främst när det gäller användargränssnitt. Den nya nu är att förändringarna inte bara sker på ytan, utan djupt ner i grunden- i arkitekturen, källkoden och datamodellen. Nu händer det mycket väldigt djupt ner i arkitekturen och det är väldigt intressant att Microsoft levererar plattformen Common Data Service (CDS), förklarar Christensen.

CDS är en plattform för data- och informationsutbyte som utgör en bas för affärssystemet samt anslutna appar och lösningar från tredjepartsleverantörer.

Äkta SaaS ska erbjuda:

1. Betydligt snabbare leverans

2. Ett processbibliotek

3. Frekventa uppdateringar

4. Bra API:er

5. Multi-tenant modell

6. Verktyg och metoder för kundspecifika tillägg

7. Bättre skalbarhet än on-premises

8. Ökad säkerhet jämfört med on-premises

9. Bättre ekonomi

10. En intuitiv och självständig användarupplevelse

Håll dig uppdaterad...

Anmäl dig till vårt nyhetsbrev

Få värdeskapande artiklar, verktyg och inspiration om hur du förankrar den digitala transformationen i din verksamhet- direkt i din inkorg.