Vet du hur mycket det kostar att ta emot en faktura?

Att digitalisera hanteringen av fakturor är en av de lågt hängande frukterna som många verksamheter ännu inte har plockat. Det gör inte bara vardagen enklare, utan det sparar också pengar och ger överblick över verksamhetens kassaflöde.

Vet du hur mycket det kostar att ta emot en faktura?

Fakturor är en viktig hörnsten i ett företags administration, men också ofta en källa till frustration som utlöser byråkrati i ett företags kontrollprocedurer, regler för godkännande, bokföring och påminnelser från leverantörer vid förseningar.

Det börjar med ännu ett kuvert som levereras i receptionen. En faktura som ska lagras och överlämnas till finansavdelningen. Sedan läggs den i ett kuvert igen och skickas för godkännande på en produktionsanläggning. Sedan ligger den kvar tills de ansvariga kommer tillbaka från semestern.

Under tiden har betalningsfristen överskridits och ingen har kunnat berätta var räkningen tagit vägen. Leverantören, som borde vara bolagets bästa partner, har hunnit bli riktigt missnöjd.

"Det är ett mardrömsscenario och problemet kan lösas på ett betydligt enklare sätt," förklarar Sara Sivnert, konsult inom Microsoft Dynamics AX på EG Sverige och expert på processer för fakturahantering.

Enligt Sara finns det tre huvudfaktorer som verksamheter bör hålla koll på:

"Processoptimering, överblick och säkerhet är de viktigaste områdena när vi sätter upp fakturalösningar för våra kunder."

Kostnaden för att hantera en leverantörsfaktura manuellt kan variera från 150 till 500 kr, beroende på vilken verksamhet det handlar om. Men genom att digitalisera fakturorna kan kostnaderna minimeras med 25-50 procent per faktura. Förutom att frigöra resurser på ekonomiavdelningen, ger det också en bättre överblick över företagets kostnader och minskade räntekostnader, ett säkrare och effektivare attestflöde och budgetarbete. Som en bonus får företaget också en grönare lösning.

Processoptimering – så mycket automatisering som möjligt
"Det blir absurt när det ligger en faktura från ett bageri på 75 kronor som kostar flera hundra att bokföra,” säger Sara Sivnert. Ofta kan man enkelt utveckla sitt befintliga affärssystem så att merparten av uppgifterna automatiseras.

Om fakturan exempelvis inkommer i ett standardiserat digitalt format som OIOUBL är det möjligt att skicka all information direkt in i företagets system till rätt mottagare. Om det handlar om en bifogad PDF-fil eller en inskannad kopia kan ett OCR-system (optisk teckenigenkänning) identifiera majoriteten av informationen automatiskt.

"Den största fördelen är att information såsom belopp, kontonummer, fakturanummer m.m. inte anges, men förs in direkt i affärssystemet. Om företaget har rätt organisatorisk hierarki så vet systemet vem som kan godkänna fakturor från olika leverantörer. Det är enormt tidsbesparande när fakturan inte byter ägare, utan går direkt till den person som är ansvarig," säger Sara Sivnert och fortsätter:

"I själva verket kan fakturan ligga för godkännande hos rätt person en minut efter det levereras från leverantören, utan att det finns någon som har lagt resurser på hanteringen. Det är möjligt att göra stora administrativa besparingar när processen är så pass automatiserad."

I Norden, där digitaliseringen är utbredd, kan 80- 90 procent av leverantörerna leverera en elektronisk faktura. Det enda som då behövs är att godkänna att fakturan överensstämmer med de varor eller tjänster som har levererats.

Överblick – inga försummade betalningsfrister
Automatiseringen ger bland annat en betydligt bättre överblick över verksamhetens fakturor, godkännanden och kassaflöden. Dessutom undviker man förseningsavgifter.

"En av våra kunder hade vanligtvis 400-500 fakturor liggande i systemet som de faktiskt inte visste att de hade kvar. Efter att de fick en automatiserad hantering minskade antalet till noll. Det är ett företag som gör stora investeraringar, sammantaget miljonbelopp räknat i euro. Nu har de fått en exakt överblick och vet när betalningarna ska ske," säger Sara Sivnert.

"Det minskar också risken för att man missar en betalningsfrist. Dessutom kan man alltid svara om någon har frågor gällande en faktura. Det är viktigt för verksamhetens samarbete med leverantörer."

I slutändan ger en snabbare betalningstid möjlighet att skaffa sig rabatter.

"Många företag utnyttjar det faktum att de alltid kan betala fakturor mycket snabbt till att förhandla sig till rabatter hos leverantörerna. Det är en tydlig fördel som man kan uppnå", säger Sara Sivnert.

Säkerhet – inget mer fusk  
Digitaliseringen ger samtidigt en transparens och en exakt styrning som minimerar risken för felaktigheter i fakturahanteringen.

"Det är avgörande att kritiska förfaranden är åtskilda. Exempelvis att en eller flera personer godkänner och att en annan utför betalningen."

Samtidigt finns det en extra säkerhet i ett fakturasystem eftersom en tredje person har fastställt regler för vem som har rättigheter på olika nivåer och systemloggar som alltid visar vem som har godkänt vad.

"Med ökad transparens är det slut på fusket med fakturor," avslutar Sara Sivnert.