Ta reda på teknik- och processmognaden inom din verksamhet

Håller it-lösningarna måttet för att vara konkurrenskraftiga under de kommande åren? Är du osäker? I den här artikeln listar vi några kontrollpunkter som ledningen måste se över.

Ta reda på teknik- och processmognaden inom din verksamhet

Om du använder ett gammalt affärssystem som inte kan hantera de senaste programmen kan det finnas en risk för att din verksamhet kommer att förlora konkurrensförmågan och hamna på efterkälken i förhållande till konkurrenterna. Vi har intervjuat Bo Hjort Christensen, docent vid Handelshøgskolen BI, som listar några faktorer som ledningen bör titta närmare på.

Var ska man börja?
Det är en omfattande process att samla alla nyckeltal och information. Men först bör du titta på redovisningen från ett internt perspektiv, det menar Bo Hjort Christensen.

- Den första varningslampan ska börja blinka när man tittar över redovisningen. Vinner eller förlorar du försäljning? Vinster som uppstår genom digitaliseringen måste återfinnas i redovisningen. Då ska du se över punkterna gällande ökad försäljning, lägre kostnader för sålda varor, lägre "cost-of-sale", och lägre kvalitetskostnader. Se till att du får en detaljerad översikt, betonar Bo Hjort Christensen. Det är viktigt att ledningen tar reda på om man har dragit på sig extra kostnader eller en it-skuld.

Viktig indikator
När man har fått den här informationen så finns det flera indikatorer som kan visa om ett företag är moget för en teknisk uppgradering eller förändring.

- En prestandaindikator bör ge svar om affärssystemet är i toppform, eller om det bidrar till att sänka företagets vinster. Det är där du väljer grunden för var ditt företag står, säger Hjort Christensen.

Är verksamheten mogen?
Enligt Bo Hjort Christensen finns det ett argument som är viktigt.

- Kärnargumentet för att din verksamhet är övermogen är enkel; "Alla nivåer i företaget fungerar, men verksamheten fungerar inte tillräckligt bra längre." Det viktigaste är att gå igenom redovisning och mätning, det är här som man inhämtar information om process- och teknikmognad, säger Bo Hjort Christensen.

Titta på nya lösningar
Målet med processförbättring är att vidareutveckla produktkvaliteten, minska kostnaderna, och använda minimalt med tid på programvaruutveckling. Att ta långsiktiga IT- och plattformslösningar i bruk kommer att spara mycket tid och pengar. Innan du genomför förändringen är det viktigt att ha förståelse för bolagets befintliga processer. Först då kan du göra ändringar för att uppnå de nya målen och skapa en mer effektiv verksamhet.

Alltför mycket underhåll
Är verksamhetens it-lösning komplicerade och tidskrävande? Finns det bitar som systemet inte kan hantera? Många företag spenderar en större del av it-budgeten på att upprätthålla gamla system, istället för att utveckla nya lösningar. Kanske är det dags att byta ut en daterad teknik.

Så vet du att processen håller god kvalitet:

Så vad är det som utmärker en bra process? Vissa kriterier kommer naturligtvis att vara individuella från företag till företag, men flera punkter är relevanta för de flesta processer. En bra process bör innefatta följande:

  • Låga kvalitetskostnader
  • Korta ledtider och snabb reaktionstid
  • Minimalt svinn
  • Skalbar prestanda
  • Betydande andel automatisering och självbetjäning
  • Förmågan att lära baserat på historik (robotar)
  • Är möjlig att övervaka (i realtid)
  • Är möjlig att analysera (i efterhand)
  • Är väldokumenterad
  • Överensstämmer med statliga regelverk
  • Är hållbar

Källa: Bo Hjort Christensen, 2016

På vilken processnivå är ditt företag?

Hur långt ett företag har kommit att utveckla sina processer uppdagas först när man mäter processmognad. En mogen verksamhet genomför åtgärder genom en systematisk process, medan ett omoget företag baserar sina resultat på slumpmässiga och odefinierade beslut. Processmognad är viktigt för alla företag, för det är detta som sätter ramarna för hur organisationen ska arbeta tillsammans. I en mogen verksamhet, kommer ledningen att fokusera på en kontinuerlig förbättring av processen, medan en omogen företagsledning måste främja förståelse och acceptans för bolagets sätt att arbeta. Man kan dela in process- och teknikmognad i fem olika nivåer.

Fakta
Den första nivån är ett något underutvecklat företag som är omoget. Processerna är inte satta i tydliga system och kan uppfattas som odefinierade och slumpmässiga. Inga mätsystem kan ge svar på resultatet av processen.

På den andra nivån finner vi företag som har börjat fokusera på processer och som har börjat med återkommande åtgärder. Vissa processer kan ge förutsägbara resultat. Många delprocesser är odefinierade och outvecklade.

På den tredje nivån har verksamheten nått den definierade fasen, där majoriteten av processerna och delprocesserna är definierade. Företaget kan vidta åtgärder om något går fel i processen.

Man uppnår den fjärde nivån när processen har en tydlig styrning. Företaget har ett välutvecklat mätsystem med integrerat process management. Processer mäts och justeras för framtida mål. Delprocesser är organiserade så att de kan påverka de viktigaste mätprocesserna.

Den sista nivån får beteckningen optimerad. Företagets processer mäts och hanteras noggrant. Man har ett dedikerat team som arbetar för att förbättra processerna och effektiviteten. Samtliga anställda följer samma processtrategi som nu körs med topprestanda.

Källa: P. Harmon, 2004.

Var beredd på förändringar
Det är viktigt att påpeka att företag och organisationer har olika mål. Därför kan ett företag fungera bra, även om det inte ligger på den övre delen av processkalan. Den dagen ett företag ska expandera eller vill ha tillväxt kanske dessa processnivåer kan göra skillnad. Använd dessa nivåer för att se hur mogen din verksamhet är och ta reda på om det finns några ändringar du vill vara säker på att ditt företag kommer att bli mer effektivt. Det kan krävas att du gör förändringar eller uppgraderingar i it-system och inom organisationen för att nå den önskade nivån.