Molnskolan del 2: Så ska molnpionjären Twilfit skapa den ultimata kundupplevelsen

Twilfit har påbörjat resan mot molnet, ett projekt som butikskedjan genomför för att kunna förbättra kundupplevelsen. TransformationTools.se har intervjuat Twilfits it-ansvarige Robert Backéus.

Molnskolan Twilfit

Twilfit är en av Sveriges ledande butikskedjor inom underklädessegmentet. Men bolagets affärssystem har inte kunnat hålla jämna steg med verksamheten, utvecklingen på marknaden, men framförallt inte: kundernas stigande krav och förväntningar.

Affärssystemet hämmade kundupplevelsen
Twilfit hade tidigare ett affärssystem som hostades av en extern leverantör. Systemet var eftersatt gällande både utveckling och dokumentation. Därför var det hög tid att göra en förändring för att kunna förverkliga visionen om omnikanal och skapa förutsättningar att kunna erbjuda en förbättrad kundupplevelse. Några viktiga faktorer var enklare förvaltning, högre kostnadseffektivitet och bättre möjlighet att kunna utnyttja funktionalitet.

- Tidigare brottades vi med en rad olika utmaningar. Flera olika faktorer bidrog till problem, vi fokuserade på att rätta fel, snarare än att utveckla. Vi hade också dålig koll på vår masterdata, våra processer och våra rutiner. Det bidrog till att systemet inte kunde utvecklas i den takt vi önskade. I sin tur ledde det till att fel varor levererades till fel kund vid fel tillfälle. Vi har inte kunnat erbjuda den kundupplevelse som vi velat och möjligheten att förverkliga omnikanal fanns inte ens på kartan, säger Robert Backéus, it-ansvarig på Twilfit.

Standardisering i fokus
Twilfit har nu påbörjat resan mot molnet och har valt Microsoft Dynamics 365 som affärssystem, både för butik och huvudkontor. Det enda som blir kvar on premises är bolagets filserver, men Robert Backéus utesluter inte att även denna kan komma att migreras i framtiden. Twilfit hoppas nu kunna nyttja molnet i så stor utsträckning som möjligt. Standardisering är en av de viktigaste faktorerna för att kunna ligga i framkant.

Målet var att skära bort så många kringsystem som möjligt, till förmån för användning av standardfunktioner. Robert Backéus menar att detaljhandelsbranschen generellt har en tendens att bygga in sig i egenutvecklade lösningar. Då blir det betydligt svårare att ligga i framkant. För att kunna ta del av utvecklingen krävs goda förutsättningar och moderna system.

- Vi kommer kunna utnyttja molnet på ett bra sätt, många av våra applikationer kommer därmed att försvinna och produktportföljen kommer att minska enormt. Vårt mål är att använda standardisering så långt det går, eftersom det effektiviserar och gör att vi kan lägga fokus på rätt saker. Vi vill hålla oss á jour med de senaste uppdateringarna, därför har vi satt upp en nollvision för ändringar i det nya affärssystemet, säger Robert Backéus.

Engagerad ledning en grundförutsättning  
Twilfit har satt igång arbetet med migreringen till Dynamics 365 och har gjort ett aktivt val att endast föra över de mest relevanta delarna. Resan började med att identifiera vilka behoven är. Hur ska bolaget jobba och vad ska man fokusera på? För att lyckas med resan har Twilfit haft en nära dialog mellan ledningen och it-avdelningen.

- Det har varit mycket viktigt för oss att Twilfit får ett modernt system som håller för framtiden. Vi har därför haft ett nära samarbete och en tät dialog mellan ledningen/verksamheten och it-avdelningen. Projektet går inte att genomföra utan samförstånd, det har gett oss en stor trygghet. Vårt gemensamma, huvudsakliga fokus är att förbättra vår kundupplevelse, säger Robert Backéus.

Tre råd till detaljhandlare inför molnresan

  • Definiera behovet ordentligt innan start
  • Sätt upp en tydlig målsättning
  • Fastställ de viktigaste kärnprocesserna

Molnet kräver riskminimering
Att genomgå en molnresa är inte bara guld och gröna skogar. Vägen kantas av ett flertal stora risker som man behöver ha med i åtanke. Det kan vara svårt att förutse ändringarnas konsekvenser och hur det kommer att påverka framtida uppgraderingar som kommer att genomföras i framtiden.

- Vi kommer inte kunna se resultatet förrän vi är klara. Kommer vi ha gjort för stora ingrepp som förhindrar oss att ta del av de fördelar som finns i en standardiserad lösning? Det är den stora frågan som vi inte har svaret på ännu, säger Robert Backéus.

För att minimera riskerna i projektet har Twilfit varit restriktiva och arbetat med den funktionalitet som ges i systemet. Allt för att stödja nollvisionen gällande anpassningar i systemet och arbeta enligt den fastställda strategin som tagits fram.

Genom att gå i molnet förväntar sig Twilfit att uppnå flera fördelar. Bolaget vill ha ett system som är enklare att förvalta och utveckla. På så sätt kan verksamheten bedriva fler mindre projekt, och i det långa loppet ska det bidra till nöjdare kunder. Twilfit hoppas också att projektet kommer att resultera i att den interna effektiviteten blir bättre, exempelvis när det kommer till processer och rutiner.

Kraven du ska ställa på din molnpartner

  • Lyhördhet för dina önskemål och delad vision
  • Gedigen produkt- och branschkunskap
  • Koll på molnets möjligheter och krav