Midsona blickar mot den europeiska hälsomarknaden: Implementerar nytt koncerngemensamt affärssystem i molnet

Den snabbväxande koncernen Midsona är en av de ledande aktörerna inom hälsa och välbefinnande i Norden. Nu har bolaget siktet inställt på att erövra fler europeiska marknader. För att lyckas genomför bolaget ett verksamhetsprojekt med syftet att skapa ett koncerngemensamt affärssystem.

Midsona

Midsona går i molnet för att kunna etablera sig på nya marknader.

Midsona är en av de ledande aktörerna inom hälsa och välbefinnande på den nordiska marknaden. Verksamheten har gjort en stark tillväxtresa under de senaste åren med stort antal strategiska förvärv. Välkända varumärken som Friggs och Naturdiet har fått sällskap i produktportföljen av ekologiska förvärv såsom Kung Markatta och danska Urtekram. Men tillväxtresan är långt ifrån över. Nu har Midsona siktet inställt på att erövra fler marknader i Europa. TransformationTools.se har fått en intervju med Midsona. Lennart Svensson (CFO) och Christoffer Filippini (CIO) berättar om verksamhetsprojektet som nu är i startgroparna. 

Manuella rutiner hämmade tillväxttakten
För att lyckas med den fortsatta tillväxtresan, med framtida förvärv, har Midsona inlett ett verksamhetsprojekt med syftet att skapa ett koncerngemensamt affärssystem med likartade processer för samtliga länder och varumärken. Det har varit centralt för verksamheten att skapa en standard för hur nyförvärv integreras i bolaget, inte bara när det kommer till system, utan också verksamhetsmässigt.

- Vi har tidigare saknat en best practice och strategi för hur nyförvärvade verksamheter ska integreras i koncernen. Dessutom var det ineffektivt eftersom vi var låsta till manuella rutiner. Det har varit resurskrävande, utan att egentligen skapa ett mervärde, istället har vi haft stora kostnader bara för att få vardagen att fungera. Vändpunkten blev förvärvet av Urtekram, då började vi arbeta mer över landsgränserna. Vi såg att det inte skulle vara möjligt att göra fler stora förvärv, utan att det blir väldigt kostsamt. När vi förvärvar nya bolag i framtiden ska det finnas tydliga ramar för hur de integreras i vår verksamhet, säger Lennart Svensson, CFO på Midsona.

- En stor risk i vårt tidigare arbetssätt var helt klart de manuella rutinerna. Eftersom det saknades integration över landsgränserna var man tvungen att ringa eller maila för att få tag på rätt information. Om en vara uteblivit gick det endast att se att leveransen inte kommit fram till kunden, men inte varför, tillägger Christoffer Filippini, CIO på Midsona.

Behovet av ett koncerngemensamt affärssystem
Midsona består av flera mindre förvärvade bolag som har slagits samman till en koncern. Därför har man tidigare inte haft ett gemensamt affärssystem, utan istället arbetat med separata plattformar utan integration. Det innebar att man saknade gemensamma processer för finans, inköp, logistik, tillverkning, kundorder, kvalitet och prognos. Men genom att använda ett koncerngemensamt affärssystem siktar Midsona på att uppnå flera synergier.

- Tidigare hade vi flera olika sätt att bedriva en verksamhet på. Vi har nu valt att samla våra affärssystem i en gemensam plattform. Om man kan jobba med likartade processer ger det flera olika synergier i förhållande till intäkter, kostnader samt logistik och Supply Chain. Vi genomför verksamhetsprojektet för att uppnå ökad kontroll, förbättrad effektivitet och bättre förhandlingsstyrka och muskler. Vi skapar nu ett tydligt regelverk för hur man ska agera inom koncernen, säger Lennart Svensson, CFO på Midsona.

Vikten av branschfokus och standardisering
Midsona inledde verksamhetsprojektet med en förstudie där flera affärssystem jämfördes. Detta genomfördes för att ta reda på om bolagets befintliga system kunde utvecklas, eller om man skulle välja ett nytt affärssystem som både kan stödja den befintliga verksamheten, men också framtida förvärv.

- Standardisering var en viktig fråga för oss på Midsona. Vårt mål är att göra så mycket som möjligt koncerngemensamt. Därför har vi valt ett färdigt affärssystem med fördefinierade processer och en riktigt bra branschlösning för livsmedelsindustrin. Vi har en nollvision när det kommer till modifieringar, anpassningar i systemet är helt enkelt för kostsamt. Om det dyker upp avvikelser ändrar vi istället verksamhetens arbetssätt, säger Christoffer Filippini, CIO på Midsona.

Internt engagemang och förankring - nyckeln till framgång
För att lyckas med implementeringen och för att kunna skapa ett koncerngemensamt affärssystem gäller det att förvalta det interna engagemanget, både hos ledningen och övriga medarbetare inom organisationen. Christoffer Filippini lyfter fram vikten av att involvera medarbetarna på alla nivåer när man genomför ett koncerngemensamt verksamhetsprojekt.

- Det är viktigt att medarbetarna har möjlighet att ge input under projektets gång, samtidigt som det måste finnas ett tydligt ledarskap och förmåga att fatta beslut. Vi vill skapa ett internt engagemang och verkligen få med oss organisationen. Eftersom vi ständigt integrerar nya verksamheter i koncernen är det också viktigt att vi tar hänsyn till att man har olika bakgrunder och företagskulturer. Genom att hjälpa varandra minimerar vi risken i projektet. Därför är det viktigt för oss att se helheten ur ett helikopterperspektiv, säger Christoffer Filippini, CIO på Midsona.

Avslutningsvis betonar Lennart Svensson vikten av att vara ordentligt förberedd och att förankra beslutet ordentligt hos verksamhetens ledning.

- Se till att du har engagemang från styrelse, ägare och Vd. Alla måste vara överens för att projektet ska kunna påbörjas och bli framgångsrikt. I dialogen med den högsta ledningen är det viktigt att du har förberett dig väl och att du kan förklara konsekvensen av projektet på ett tydligt sätt, säger Lennart Svensson, CFO på Midsona.

Midsona beräknar att det nya affärssystemet kommer att gå live i början av 2018.

Kraven du ska ställa på din it-leverantör:

• Se till att din samarbetspartner har en gedigen branschkunskap och erfarenhet av att genomföra likartade projekt.

• Välj en stabil och etablerad partner som kan sin sak. Riskminimering är en nyckelfråga eftersom molnprojekt är kostsamma.

• Säkerställ att din partner arbetar på kundens sida, en leverantör ska inte bara sälja timmar, utan också våga göra rekommendationer