Ditt affärssystem kräver rätt expert med rätt verktyg

Ett affärssystem är byggt som en komplex motor som då och då kräver att du underhåller den. Men det kan vara svårt om du inte har rätt verktyg eller vet vad du ska leta efter.

Ditt affärssystem kräver rätt expert med rätt verktyg

Ett affärssystem är en komplex samling olika it-komponenter som utgör stommen i de flesta verksamheters it-uppsättning och därmed också driften av organisationens administration. Därför är det viktigt att du i förebyggande syfte underhåller systemet och löpande är uppmärksam så att det inte uppstår problem, som långsamma svarstider, avbrott och felaktig data.

Du kan jämföra det med din bil. Väldigt få av oss vet exakt vad som händer under motorhuven. Visst, det är en mekanisk motor och framdriften beror på kontrollerade explosioner i en rad cylindrar. Därför behöver vi hälla bensin eller diesel i maskinen om vi vill att den ska röra sig. Vi vet också vilka handtag, knappar och pedaler som vi ska trycka på för att få det att hända.

Kanske vet du också exakt hur många cylindrar du har. Men annars håller du dig till att fylla på spolarvätska, kolla oljan (kanske lite för sällan) och byta däck en gång i halvåret, eller när du plötsligt överraskas av snön.

Samma princip gäller ditt affärssystem. Vi vet att systemet fungerar när vi fyller på med rätt form av bränsle (data) och trycker på rätt knappar i rätt menyer. Några av oss vet också lite mer ingående hur vi undersöker om alla matar in data på rätt ställen och om datan är tillräcklig. Vi vet också att it-avdelningen då och då kollar tillgängligheten och hur mycket kraft som krävs för att hålla systemet igång.

Men de flesta av oss har faktiskt ingen aning om vad som sker “under motorhuven” på affärs-systemet. Och det behöver vi inte veta heller, så länge maskinen går som den ska.

Service förebygger problemen
Det finns dock två goda skäl till att bilen ofta fortsätter fungera när affärssystemet börjar strula med avbrott och oförklarliga prestandaproblem.

Det första är servicen. Vi vet alla att vi efter ett visst antal kilometer eller en viss tid måste serva bilen. Varför då? För att vi inte vill riskera att det plötsligt uppstår problem som vi kunde ha förutsett.

Servicen gör inte att vi är skadefria om vi själva gör fel och förstör bilen. Det är inte heller någon garanti för att bilen inte går sönder och ju äldre bilen blir desto oftare uppstår felaktigheter. Med servicen får vi en grundlig genomgång av alla delar av en auktoriserad mekaniker. Det innebär att han eller hon upptäcker saker innan de uppstår, så att du kan få bilen lagad innan de utvecklar sig till större problem och exempelvis även förstör andra delar av motorn.

Du vet också att det är viktigt att servicen utförs av en yrkeskunnig som vet vad han eller hon ska leta efter och har rätt verktyg. Annars riskerar du att saker som borde ha upptäckts inte hittas innan du plötsligt hör ett konstigt ljud och till slut står vid sidan av vägen i väntan på bärgning.

Varningslampor och temperatur
Den andra stora skillnaden är att bilar när de kommer från fabriken har utrustats med automatiska signaler som varnar dig när något är fel. På det sättet varnar bilen, eller i alla fall instrumentpanelen, när det är något du borde laga eller åtminstone kontrollera så fort som möjligt.

Varför det inte finns fasta regler för service av affärssystem vill jag inte spekulera i. Och dessvärre har ingen ännu lyckats bygga in den form av övervakning i systemet som gör att it-avdelningen alltid har fullständig överblick över det.

Därför gissar jag också att det så småningom har gått ganska lång tid sedan ditt system fick en service av en yrkeskunnig person med rätt verktyg i händerna. Och att it-avdelningen ofta måste famla i mörkret när de ska hitta orsaken till att systemet inte fungerar som det ska. Det kostar både tid och resurser för it-avdelningen. Samtidigt vet du aldrig när och varför nästa systemavbrott kommer och vilka konsekvenser det får för din verksamhet.

Så vad gör du om du redan har ett it-system som börjar spricka i sömmarna? Du börjar leta efter en it-leverantör som inte bara har experterna, utan även rätt verktyg, och som kan din bransch och de processer den kräver.

Och ja, det betyder kanske att du redan nu blir tvungen att göra en extra investering som inte verkar helt nödvändig. Men när du ser en familjefar som står bredvid bilen i vägrenen på motorvägen med packning upp över öronen, tre skrikande barn i baksätet och en fru vars semester har blivit förstörd, så önskar du nog också för hans skull att han hade tagit in bilen på service.

Till vardags hjälper Velimir verksamheter att hitta de fel som skapar problem och dålig prestanda i era Microsoft Dynamics-lösningar. Du kan alltid besöka Velimir på LinkedIn, där han ofta skriver om och kommenterar it hos verksamheter. Du kan också kontakta honom direkt på velimir.davidovski@eg.dk.