Digitalisering identifierar strategiska möjligheter och underlättar för medarbetare

EG har övergått till digital budgetering och sammanslagning av rapporter för närmare 40 affärsenheter. Detta innebär att ekonomipersonalen slipper svettas över Excel-dokument och kan frigöra tid samt att avdelningen får bättre strategisk överblick. På så sätt kan man ge bättre stöd till verksamheten inom en komplex organisation. Företagets CFO satsar nu på artificiell intelligens för att stärka försäljning och kundvård i ännu större utsträckning.

Den strategiske CFO

”Naturligtvis krävs en övergångsperiod när man byter system och ställer om till ett nytt sätt att budgetera och rapportera. Det fungerar aldrig perfekt direkt och lite manuellt arbete och justering krävs alltid de första månaderna. Men efter det var vinsten å andra sidan betydande,” konstaterar Allan Buhl Møller, CFO på EG A/S.

År 2015 fattade han ett principbeslut om att fasa ut Excel som ekonomiavdelningens huvudsakliga arbetsredskap och istället använda företagets data på strategisk nivå genom att bland annat automatisera en lång rad finansiella processer.

Det första steget var att digitalisera och automatisera budgetering i ett nytt system. Efter det slog man samman rapporteringen för 20 juridiska enheter, nästan 40 affärsenheter och drygt 2 000 medarbetare.

Uppror mot Excel-väldet stärkte överblicken
Efter flera år av expansion och många uppköp upplevde personalen på EG:s ekonomiavdelning att arbetsbelastningen ökade och överblicken minskade när man samlade och arbetade med siffrorna i Excel. Idag ägnar de 25 ekonomianställda inte längre arbetsdagen åt att flytta kolumner och makron i räkneark. Det sker istället automatiskt.

”Vi får en fantastisk överblick och ekonomipersonalen kan istället lägga tid på att identifiera optimeringsmöjligheter och riktlinjer inom verksamheten. Det är ett bättre sätt att använda deras tid och kompetens på än att de ska sitta och leta runt i Excel-ark för att kontrollera att siffrorna stämmer. Det gynnar både företaget och medarbetarna,” säger Allan Buhl Møller.

Månadsbokslutet som tidigare kunde kräva både kvälls- och nattarbete färdigställs nu för det mesta inom ramen för den normala arbetstiden. Till skillnad från med de omfattande Excel-arken riskerar man inte heller manuella fel i kolumner eller makron i takt med att nya affärsområden tillkommer eller omorganisationer sker i företaget.

Ny organisation på mindre än en månad
”Det har gjort oss mycket mer flexibla. I år införde vi exempelvis en ny matrisorganisation på mindre än en månad. Det hade i praktiken varit helt omöjligt med Excel, eftersom förändringarna i systemet har stora konsekvenser för rapportering och budgetering. Men nu kunde vi ändra några samband i systemet så följde data efter av sig själv,” säger Allan Buhl Møller.

Han påpekar att han inte har använt projektet som ett tillfälle att spara eller skära ner, även om det kan verka naturligt.

”Istället använde vi projektet för att öka kvaliteten på vår rapportering och budgetering för att ge mer kvalificerat stöd till de enskilda affärsområdena. Vi har också lättare att identifiera möjligheter och relevanta insatsområden i verksamheten och det har gett våra medarbetare betydligt mer tillfredsställande arbetsförhållanden och mer spännande uppgifter, vilket i sig är en stor vinst,” säger Allan Buhl Møller. Han tillägger att ”även om kostnaden till en början kan verka hög för ett projekt som det här så får vi snabbt igen investeringen på en mängd olika nivåer.”

Transparens och färre fel med digital lönehantering
Budgeteringssystemet fungerar idag friktionsfritt, men man kör fortfarande de gamla processerna i konsolideringssystemet parallellt fram till årsskiftet 2017/2018, när de Excel-baserade systemen stängs ner. Samtidigt har företaget samlat alla ändringar i lönehantering på en digital plattform där löneavdelning och chefer med medarbetaransvar har överblick och kan hantera allt från bonus till löneutbetalningar i ett gränssnitt.

”Den heldigitala lönehanteringen har varit en stor vinst för oss, eftersom vi sparar tid, ökar transparensen och undviker många av de tidskrävande och frustrerande fel som annars lätt uppstår i samband med traditionell lönehantering,” förklarar Allan Buhl Møller.

Nästa steg är att låta självlärande algoritmer, eller machine learning, analysera allt från försäljningsmönster och lönsamhet till projektförlopp och tidsåtgång.

”Syftet är bl.a. att fördjupa insikten i de enskilda affärsområdena och att stärka dialogen med t.ex. försäljning mellan olika affärsenheter. Vilka gör bra ifrån sig idag? Vilka kan bli bättre? Vilka faktorer medverkar till att t.ex. retail klarar sig bättre än de som säljer till produktionsbranschen, eller tvärtom? Machine learning kommer också att stärka prognostisering och tilldelning av resurser i hela företaget på en mer grundläggande nivå, så det har jag stora förväntningar på,” säger Allan Buhl Møller.

Nästa steg: Låt robotar göra rutinuppgifterna
Han förväntar sig också att företaget under det kommande året kan koppla finansiella data om t.ex. lönsamhet till undersökningar om kundnöjdhet för att hitta den optimala lösningen.

”Vi har påbörjat ett test med ’it-robotar’ för att automatisera återkommande arbetsuppgifter. Det kommer att göra medarbetarnas vardag mer utmanande och kan spara mycket tid som de istället kan lägga på att utveckla och stödja verksamheten,” säger EG:s CFO.

Han säger att en så omfattande digitalisering ”naturligtvis” har kostat både tid och pengar, men att det har varit värt det.

”Det är svårt att sätta ett pris på värdet av strategiska it-investeringar, men min bedömning är att vi har fått tillbaka pengarna på högst ett år om du mäter alla nyckeltal som tidsbesparing och ökad effektivitet. Därtill tillkommer naturligtvis faktorer som är svårare att mäta, men som om möjligt är ännu viktigare. Exempelvis en starkt förbättrad förmåga att överblicka, anpassa och målinrikta verksamheten. Dessutom ser vi ökad medarbetarnöjdhet, vilket absolut inte är oväsentligt det heller,” säger Allan Buhl Møller.

Han anser att en av de viktigaste lärdomarna från processen har varit att ta ett steg i taget. I EG:s fall började man med att digitalisera budgeteringen och sedan bygga vidare därifrån. Dessutom är det viktigt att ha god kontroll över sina processer och sin grunddata.

”Systemet kan vara hur intelligent som helst, men är ändå aldrig bättre än den information det har att arbeta med. Garbage in – garbage out. Det talesättet gäller fortfarande.”