Åtta goda skäl till att arbeta med processoptimering

Själva framtagningen av en process skapar knappast det främsta värdet för organisationen, och verkligen inte om processägaren och användarna inte deltar aktivt i processen. Men det finns faktiskt åtta goda skäl till att arbeta med processoptimering om du vill uppnå vinstrealisering och styra ditt implementeringsprojekt säkert från start till mål.

Procesoptegning

Processoptimering: I såväl privata som offentliga verksamheter finns det en stigande tendens att betrakta processoptimering eller processbearbetning som något som "bara utarbetar en eller flera processer". Ofta görs utformningen av en eller två medarbetare som går igenom processen. Men vad händer när den är framtagen?

Processer skapar överblick

Det gäller att betrakta arbetet med processoptimering som något betydligt viktigare än bara framtagning av själva processen. Istället bör du fokusera på värdet som kommer från processarbetet - en färdig och optimerad process - samt en förbättrad grund för beslut och det dagliga arbetet.

Faktum är att processoptimering borde vara förknippat med mer respekt. Arbetet med processer ger ett betydligt mer strukturerat och kvalificerat tillvägagångssätt för vinstrealisering, såväl i projekt som i den dagliga verksamheten. Många pratar om vinstrealisering, men alltför få verksamheter är framgångsrika med att skörda vinsterna. Det beror bland annat på att grunden för detta inte har skapas på rätt sätt, därför är det viktigt att göra ett gediget processarbete.

Engagemang är nyckeln till framgång

När vi planerar processarbete måste vi också involvera medarbetare på arbetsplatsen, dvs. personer som har erfarenhet, inblick och åsikter om processerna. Det kan handla om processens nuvarande innehåll och potentialen framöver. För att göra arbetet enklare (kvantitativt) och bättre (kvalitativt) gäller det att ha rätt fokus. När medarbetare får möjlighet att bidra till processoptimering är intresset och viljan att skapa förändring betydligt större. Att tidigt skapa engagemang ger också mer långsiktiga effekter, till exempel vid implementering av ett nytt affärssystem som ska stötta verksamhetens processer. Då kopplar medarbetarna ihop de optimerade processerna och det nya systemet som blir grunden till en framgångsrik projektimplementering.

Förståelse för förändring

När man börjar på rätt sätt skapas förståelse och acceptans för varför en förändring genomförs. Att skapa engagemang tidigt ger ökad motivation och viljan att vara involverad i själva förändringen. Dessutom: vi har också möjlighet att inte bara prata om vinstrealisering i projekten, utan också skapa en grund för detta, nämligen vinstanalysen. Processarbetet blir enklare att genomföra när man noggrant identifierar vilka vinster som kan uppnås. Därför är korrekt bearbetning av processer viktigt.

Processframtagning- vägen mot vinstrealisering

Processoptimering handlar om betydligt mer än att utarbeta en eller flera processer och sedan lägga dem i byrålådan. Det är ett kraftfullt verktyg för exempelvis:

• Att få ner kunskap på papper

• Att skapa ett gemensamt fotspår och förståelse för ett projekt

• Att öka affärsförståelsen inom hela verksamheten

• Att upptäcka it-behov och krav

• Att identifiera potentiella integrationer med andra system

• Att presentera ett stundande förändringsprojekt för organisationen

Genom att inleda projektarbetet med att ta fram era processer kommer ni igång på rätt sätt och får en grund för implementering och vinstrealisering.