Bring Your Own Device

BYOD

BYOD (Bring Your Own Device) har blivit allt vanligare. Företagen slipper stora investeringar i teknik, som blir gammal på ett par år, och medarbetarna kan använda den elektroniska utrustning som de själva väljer.

Det kan se ut som en vinnande lösning för samtliga parter. Men om man inför BYOD i företaget kräver det att man tänker igenom konsekvenserna. Vem ska egentligen betala för vad? Får man ta emot privata samtal när man använder sin privata telefon på arbetet? Och vad händer med IT-säkerheten om man använder samma surfplatta för att logga in i företagets IT-system som när man surfar på webben hemma?

Vad är BYOD?
BYOD är en förkortning för Bring Your Own Device. BYOD innebär att företaget måste fatta ett strategiskt beslut om att medarbetarna helt eller delvis får ersätta företagets mobila enheter, t.ex. bärbara datorer, surfplattor och mobiltelefoner, med sina egna privata enheter.

BYOD började bli allmänt känt under 2009 när anställda på Intel började ta med sina egna privata enheter och koppla in dem i företagets nätverk.

73% of people...

Det innebär att medarbetarna tar med och använder sina privata enheter på arbetet och bland annat loggar in i företagets IT-system och e-postkonton med dem. BYOD är på många sätt motsatsen till en mobiltelefon från företaget som man skattar för att kunna använda privat.

BYOD är ett sätt att bemöta den globala trenden att medarbetarna använder sina privata enheter på arbetet, antingen för att de helst vill använda ett visst märke eller modell, eller för att enheterna från företaget redan är föråldrade i medarbetarens ögon.

Att erbjuda BYOD i ett företag grundar sig i bästa fall på ett strategiskt beslut, där man väger för- och nackdelar, och tar ett ledningsansvar för att privata enheter används ansvarsfullt i företaget, baserat på en fast regeluppsättning som alla medarbetare känner till. Men i vissa fall accepteras BYOD i efterhand, som en oundviklig konsekvens av medarbetarnas beteende, där effekterna på bland annat IT-säkerheten inte kan övervakas.

Vem använder BYOD?
BYOD är i synnerhet utbrett på högtillväxtmarknader som Brasilien och Ryssland, där 75 procent av alla företag tillåter BYOD. I utvecklade ekonomier, t.ex. i Västeuropa, ligger genomsnittet för företag som tillåter BYOD på 44 procent. BYOD är mest utbrett i Mellanöstern, där 80 procent av de anställda tar med privata enheter till arbetet.

BYOD används oftast av medarbetare som också använder mobila enheter i vardagen. Men i takt med att allt fler företag digitaliserar arbetet brer användningsmöjligheterna ut sig till fler branscher och avdelningar.

För- och nackdelar med BYOD
BYOD har en uppenbar fördel för företag: De behöver inte investera i att uppdatera medarbetarnas mobila enheter. Men det finns också annat som avgör om det är en bra eller dålig idé att införa BYOD på arbetsplatsen.

Fördelar:
BYOD har uppstått som koncept, eftersom medarbetarna själva började ta med sina privata enheter. Vad är då fördelarna med att ”släppa enheterna lösa”?

Företagen minskar inköpskostnader
BYOD innebär en stor besparingspotential för företagen – och den har inte blivit mindre sedan smartphones och surfplattor gjort sitt intåg både i privatlivet och på arbetsplatsen. Tidigare kunde man kanske ha en telefon eller en dator i 5–6 år, men idag måste smartphones, surfplattor och bärbara datorer ofta bytas ut redan efter 3–4 år.

Man kan alltså spara pengar på inköp av maskinvara. Det finns dock undersökningar som visar att många företag kan förlora pengar på att även betala för det privata telefonabonnemanget och inte kan teckna telefonabonnemang till grossistpriser hos teleoperatörerna. Kostnaderna flyttas på så sätt från inköpet till abonnemanget. Det råder dock stor osäkerhet om dessa faktorer, eftersom det beror på marknaden, landet och de avtal som ett företag kan förhandla fram hos en operatör.

Medarbetareffektivitet
Det finns en rad olika undersökningar av hur BYOD påverkar medarbetarnas effektivitet. I de flesta av dem dras slutsatsen att medarbetarna blir mer effektiva när de använder sin egen privata enhet. Bland annat visar en amerikansk undersökning att den genomsnittliga medarbetaren sparar 81 minuter per vecka vid användning av den egna enheten.

Det finns flera orsaker till det:

  • Medarbetaren använder samma utrustning privat som på arbetet och har därför större erfarenhet av att använda enheten och är mer effektiv
  • Medarbetaren behöver ingen utbildning i användning av enheten
  • Medarbetaren har ofta en enhet som är nyare än den som företaget erbjuder – som har mer kraft och kan köra mer avancerade program snabbare
  • Det blir enklare för medarbetaren att arbeta hemma och besvara e-postmeddelanden när de privata enheterna är kopplade till företaget

Medarbetarnöjdhet
Medarbetarna blir nöjdare med BYOD. De föredrar att själva välja det verktyg som de ska använda och uppskattar att de inte begränsas av inköpsavtal, val av enheter eller begränsningar när det gäller t.ex. datagränser i abonnemanget. 

Nackdelar:
BYOD ger goda möjligheter att öka både effektiviteten och tillfredsställelsen hos medarbetarna. Med det finns ändå en rad aspekter att tänka på innan du implementerar BYOD i företaget – bland annat säkerheten:

Skadlig programvara eller virus
När medarbetarna använder privata enheter på arbetsplatsen tar de också med sig sina dåliga säkerhetsvanor.

Det betyder bland annat att ditt nätverk och de maskiner som är anslutna till detta riskerar att ”smittas” med skadlig programvara varje gång som en privat enhet kopplas till nätverket. Och eftersom det är en privat enhet kan det samtidigt vara svårt att sätta gränser för exempelvis vilka webbplatser som medarbetaren får besöka på sin fritid. Därför ska alla företag som överväger att införa BYOD även fundera över hur de ska skydda sig mot potentiellt skadliga program som döljer sig i enheterna.

Känslig information på privata enheter
Om ett företag tillåter BYOD riskerar man också att känsliga uppgifter överförs från företagets nätverk till privata enheter. Och det medför en rad risker:

  • Skadlig programvara har nu direkt åtkomst till företagets känsliga information
  • Risker när surfplattor delas eller förläggs. Ett barn som använder föräldrarnas surfplatta för att spela spel kan om det vill sig illa råka ändra eller vidarebefordra uppgifter – eller i värsta fall radera dem från systemet
  • Om personer förlorar eller får sin enhet stulen måste du plötsligt förhålla dig till att känsliga uppgifter nu kan hamna i orätta händer
  • Många säljer eller ger sina gamla enheter vidare – och därmed riskerar du också att känslig information lämnas vidare till andra, om den gamla ägaren inte raderar allt innehåll fullständigt.

Uppgraderingar och kompatibilitet
När du tillåter medarbetare att ta med sig sina egna enheter måste du se till att alla enheter kan ”kommunicera” med företagets IT-system. Det kan bli ett problem om användarens enhet inte befinner sig på samma tekniska nivå eller plattform som företagets system.

70% check...

Vissa webbläsarbaserade system kan bara köras på en viss webbläsare som inte kan användas på en viss smartphone  eller surfplatta. Det kan också visa sig att medarbetarnas äldre smartphonekanske inte kan hantera nyare system.

Om systemet och enheten inte är kompatibla måste medarbetaren få en ny enhet. Och kan man tvinga en medarbetare att betala för en uppgradering ur egen ficka?

Fler enheter, fler svagheter
När medarbetarna tar med sig sina egna enheter ingår plötsligt en massa olika enheter i ditt system. Och du mångdubblar också risken för att en hackare eller ett virus tar sig in i företagets IT-system.

Du kan heller inte vara säker på att medarbetarna uppdaterar sina enheter med de nyaste säkerhetspatcharna. Därför vet du aldrig med säkerhet vilka risker ditt system kan ställas inför.

Högre kostnader för IT-säkerhet
Att upprätthålla samma säkerhetsnivå som tidigare innebär en ökad arbetsbörda. Den stigande komplexiteten uppstår till följd av mängden enheter som tillkommer i nätverket. Det innebär också i de flesta fall att kostnaderna stiger.

Därför är det viktigt att fundera över om de ekonomiska fördelarna med färre maskinvaruinköp verkligen överstiger utgifterna för ökad IT-säkerhet.

Övervakning och sekretess
På grund av säkerheten vill många företag och IT-avdelningar ha möjlighet att övervaka medarbetarnas enheter. Men hur säkerställer man att företaget bara övervakar arbetsrelaterade aktiviteter och inte privata samtal och kommunikation, till exempel om den anställda skulle söka jobb hos en konkurrent eller klagar på chefen?

Betalning och ansvar
När en anställd använder telefonen både privat och på arbetet ska företaget då betala för den anställdas abonnemang? Och vad gör man med extraräkningar i samband med högre förbrukning eller utlandsresor?

Dessutom tillkommer frågan om vem som är ansvarig för vad. Är medarbetaren ansvarig om hans eller hennes telefon smittar andra enheter med skadlig programvara? Eller är företaget ansvarigt om den anställda tappar sin surfplatta i en arbetssituation? När privatförbrukningen och arbetet smälter ihop finns det en rad förhållanden som ska formaliseras och beslutas om innan man plötsligt befinner sig i en situation där olyckan varit framme.

Ägare till ett telefonnummer
Det kan verka som en bagatell jämfört med ovanstående, men om de anställda använder sin privata telefon på arbetet löper du risken att kunderna kontaktar en tidigare anställd som nu arbetar i en konkurrerande verksamhet. Det är särskilt riskabelt om parterna inte skildes som vänner, speciellt om de inte talar så positivt om den tidigare arbetsplatsen.

BYOD framöver
BYOD spelar allt större roll ju snabbare utvecklingen går och blir allt viktigare när antalet digital natives i organisationen växer. I takt med att investeringar i teknik blir allt dyrare och måste ske oftare kommer både företag och anställda i högre grad förvänta sig en viss flexibilitet. Och för en del medarbetare kommer BYOD, eller ett attraktivt alternativ, vara ett krav snarare än ett önskemål när de väljer arbetsplats.

25% of personal...

Ju större sammanblandning som sker mellan medarbetarnas privata och arbetsrelaterade enheter, desto högre blir kraven på säkerhet. Folk som vill ta sig in i företagens system kommer att försöka dra nytta av alla slags bakdörrar i form av de säkerhetshål som privata enheter kan innebära. Därför kommer behovet av att ta strategisk ställning till BYOD också stiga i takt med att säkerheten blir mer och mer utsatt.

Vissa företag kommer att tvingas begränsa användningen av BYOD till vissa områden eller avdelningar. Man kan bland annat föreställa sig att medarbetare med åtkomst till företagets ekonomi och löner kommer att ha begränsade möjligheter att använda privata enheter.

I slutändan kommer de flesta företag i varierande utsträckning tvingas acceptera BYOD om de vill att medarbetarna ska arbeta digitalt. Därför handlar det om att förhålla sig till fenomenet, innan man plötsligt blir omkörd av sina medarbetare som redan skapat vanor och rutiner i användningen av sina privata enheter på arbetsplatsen.

Annons
Annons