Användarvänlighet är nyckeln till digitalisering

Att skapa ett IT-system som kan hantera stigande komplexitet vad gäller mängd och typ av uppgifter, men som samtidigt ska kunna användas av flera användare med minimal IT-erfarenhet, kan vara en svår nöt att knäcka. Men det är just det som de flesta utvecklare av IT-system idag försöker göra. Den som vinner kampen om användarvänligheten, vinner också användaren.

Brugervenlighed er digitaliseringens oversete hemmelighed

Ryggraden i företagens IT-system, affärssystemet, är som ett stort tankfartyg på öppet hav. När du satt kursen håller du den. Annars kommer du ingenstans. Och under lång tid har kursen varit klar: att skapa system som kan hantera den ökande komplexiteten som följer av ökad digitalisering.

På den positiva sidan har missionen lyckats. Oavsett vilket segment du befinner dig i, oavsett storlek eller industri, finns det ett system som kan hantera dina krav. På den negativa sidan har komplexiteten blivit så hög att den genomsnittliga användares IT-kunskaper inte räcker till. 

Men nu tycks äntligen en kursomläggning vara på gång. Under de kommande åren blir användarvänlighet nämligen det främsta ledordet i utvecklingen av IT för företag.

Överväldigande mängd av möjligheter
Det var ett par år sedan vi såg de första tecknen på att något nytt var på väg. Vad hände? Om du frågar mig så var startskottet en kombination av två stora trender:

  • Allt fler nya användare ställdes inför nya system som blev alltmer komplexa
  • Smartphones och surfplattor övergick från att vara en rolig grej till ett arbetsverktyg

Demokratiseringen av IT-systemen
I takt med att allt fler processer kopplas ihop med IT-systemet tvingas en större grupp medarbetare att lära sig hur de ska interagera med det. Det misslyckas ofta, eftersom medarbetarna varken har tid eller lust att sätta sig in i komplexa system och glömmer vad de ska göra när det går för lång tid mellan varje gång de använder systemet.

I många fall innebär det ytterligare press på IT-avdelningen, som nu plötsligt har 500 och inte 50 användare som ringer in med frågor och som dessutom saknar nödvändiga IT-kunskaper.

Helt enkelt: för den oerfarna användaren,som bara använder systemet någon gång ibland är mängden knappar, menyer och formulär helt oöverskådlig. Det finns alldeles för många möjligheter i systemet, som inte har någon logisk koppling till den enskilda personens vardag och det skapar förvirring och leder i slutändan till fel.

Vill du ha ett användarvänligt affärssystem?  Nya Microsoft Dynamics AX är det mest ambitiösa försöket att skapa en plattform med användaren i centrum. Läs mer om möjligheterna här.

Surfplattans intåg på arbetsplatsen
Surfplattor och smartphones r är fantastiska verktyg för medarbetare som inte bara kan ta en dator under armen när de arbetar. Istället för att samla in information och därefter registrera den i systemet kan du göra det medan du står med kunden eller vid maskinen. Det ökar flexibiliteten och reaktionstiden över avdelningarna och därför har många företag tagit till sig de nya enheterna.

Men det finns en sak som är i stort sett omöjligt att göra på de nya enheterna och det är att navigera i tunga, komplexa installationer som Business Analytics- eller affärssystem. Och fram till för några år sedan var det heller inte möjligt, även om du hade velat. Plattformarna som systemen bygger på kan helt enkelt inte användas på annat än en Windows-dator.

Vad kan du förvänta dig i framtiden?
Den tid då utvecklare kunde lägga till en ny funktion i affärssystemet och se köparna ställa sig på kö är förbi. Förmågan att implementera, registrera, överföra eller analysera stora mängder data är inte längre ett säljargument, men däremot de grundläggande egenskaperna i de olika systemen. Och snart kommer vi alla ta för givet att vi ska kunna registrera uppgifter från alla våra enheter – annars kan vi helt enkelt inte leva upp till de krav som digitaliseringen ställer på oss.

Därför måste utvecklarna tänka i nya banor. Det handlar om att synliggöra funktioner och göra dem lättillgängliga, så att de verkligen används och inte bara blir ännu en besvärlig uppgift på att göra-listan, som kostar mer än de smakar.

Vi har redan sett det i de senaste plattformarna, t.ex. Microsofts nya plattform Dynamics AX, som tagit stora steg mot en plattform tillgänglig som är överallt och från  alla enheter eller BA-plattformar där den inledande databehandlingen, som tidigare krävde expertkunskaper, nu sker automatiskt och användaren kan koncentrera sig på att tolka resultatet.

I framtiden kommer vi att se geniala uppfinningar och andra som faller platt till marken. Det nya fokuset på användarvänlighet kommer dock att vara ett nytt område för många företag. Men i slutändan kommer ett mer användarinriktat IT-fokus innebära att en stor del av den vinst som idag går förlorad på grund av komplexitet och bristande kunskaper plötsligt blir tillgänglig för den genomsnittliga IT-användaren. För precis som med alla andra digitala produkter är ”tekniskt möjligt” bara en nödvändig förutsättning – den egentliga utvecklingen sker när användaren kan använda produkten.