Ett affärssystem är en komplex motor som, precis som en bil, kräver regelbundna kontroller för att fungera optimalt. Men var hittar man en serviceverkstad för ERP?

Väldigt få av oss vet exakt vad som händer under motorhuven på vår bil. Visst, det är en mekanisk motor och framdriften beror på kontrollerade explosioner i en rad cylindrar. Därför behöver vi hälla bensin eller diesel i maskinen om vi vill att den ska röra sig framåt. Vi vet också vilka handtag, knappar och pedaler som vi ska trycka på för att få det att hända.

Kanske vet du också exakt hur många cylindrar du har. Men annars håller du dig till att fylla på spolarvätska, kolla oljan (kanske lite för sällan) och byta däck en gång i halvåret, eller när du plötsligt överraskas av snön.

Samma princip gäller för affärssystem. Vi vet att systemet fungerar när vi fyller på med rätt form av bränsle (data) och trycker på rätt knappar i rätt menyer. En del vet också lite mer ingående hur vi undersöker om alla matar in data på rätt ställen och om datamängden är tillräcklig. Vi vet också att it-avdelningen då och då kollar tillgängligheten och hur mycket kraft som krävs för att hålla systemet igång.

Men de flesta av oss har faktiskt ingen aning om vad som sker “under motorhuven” på affärssystemet. Och det behöver vi inte veta heller, så länge allt fungerar som det ska.

Service förebygger problemen

Det finns dock två goda skäl till att bilen ofta fortsätter fungera, medan affärssystemet börjar strula med avbrott och oförklarliga prestandaproblem.

Det första är servicen. Vi vet alla att vi efter ett visst antal kilometer eller en viss tid måste serva bilen. Varför? För att vi inte vill riskera att det plötsligt uppstår problem som vi kunde ha förutsett.

Servicen gör inte att vi är skadefria om vi själva gör fel och förstör bilen. Det är inte heller någon garanti för att bilen inte går sönder och ju äldre bilen blir desto oftare uppstår felaktigheter. Med servicen får vi en grundlig genomgång av alla delar av en auktoriserad mekaniker. Det innebär att han eller hon upptäcker saker innan de uppstår, så att du kan få bilen lagad innan de utvecklar sig till större problem och exempelvis även förstör andra delar av motorn.

Du vet också att det är viktigt att servicen utförs av en yrkeskunnig person som vet vad han eller hon ska leta efter och som har rätt verktyg. Annars riskerar du att saker som borde ha upptäckts inte hittas förrän du plötsligt hör ett konstigt ljud och till slut står vid sidan av vägen i väntan på bärgning.

Så kan produktionsverksamheter öka lönsamheten och kvaliteten med branschspecifika lösningar

Varningslampor och temperatur

Den andra stora skillnaden är att bilar är utrustade med automatiska signaler som varnar dig när något är fel. På så sätt varnar bilen, eller i alla fall instrumentpanelen, när det är något du borde laga eller åtminstone kontrollera så fort som möjligt.

Varför det inte finns fasta regler för service av affärssystem vill jag inte spekulera i. Och dessvärre har ingen ännu lyckats bygga in den form av övervakning i systemet som gör att it-avdelningen alltid har fullständig överblick över det.

Därför gissar jag också att det har gått ganska lång tid sedan ditt system fick en service av en yrkeskunnig person med rätt verktyg. Och att it-avdelningen ofta famlar i mörkret när de ska hitta orsaken till att systemet inte fungerar som det ska. Det kostar både tid och resurser för it-avdelningen. Samtidigt vet du aldrig när och varför nästa systemavbrott kommer och vilka konsekvenser som det får för din verksamhet.

Ska man skräddarsy och göra stora anpassningar av affärssystemet eller är det bättre att använda standardlösningar?

Så gör du en servicekontroll av din AX-lösning 

Om din leverantör inte ger dig löpande servicekontroller av din AX-lösning, fråga efter det. Utgångspunkten bör vara verksamhetens konkreta behov, mot den verkliga användningen av Dynamics AX.  Verksamheter kan vanligtvis uppnå fler fördelar genom att fokusera på:

• Personalisering

Skulle det ge värde att använda rollcentrets möjligheter att personalisera användargränssnittet och KPI:erna till den enskilda medarbetarens funktion?

• Automatisering

Hur stor skulle effektiviseringsvinsten bli om all handel mellan verksamhetens egna enheter automatiserades?

• BI

Hur många fler medarbetare skulle arbeta med Business Intelligence om Power View användes konsekvent? Finns det vinster att hämta i att integrera lösningen med den utökade BI-funktionaliteten i MS SQL?

Servicekontrollen bör utföras av en AX-expert med konkret erfarenhet och insikt i den bransch som din verksamhet verkar inom. En AX-lösning skapar endast värde på allvar när verksamhetens teknik håller jämna steg med affärsmålen.  

Kostnadsfri guide: 23 tips som hjälper dig att välja rätt affärssystem 

Microsoft Dynamics AX och NAV slås ihop i molnet

Dynamics 365 skapar en solid plattform för verksamhetsapplikationer

• Dela